1. Загальні положення
1.1. Ця інструкція регламентує порядок оформлення, реєстрації, обробки та надання відповідей на інформаційні запити відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації».
1.2. Запити на інформацію оформлюються державною мовою.
2. Приймання та реєстрація запитів на інформацію
2.1. Запити на інформацію можуть подаватись заявником особисто, поштою, факсом або електронною поштою.
2.2. Непідписані, незасвідчені, пошкоджені або надіслані не за адресою запити повертаються відправнику або пересилаються адресатові.
2.3. Не приймаються до розгляду запити без ідентифікації автора такого запиту.
2.4. Запити на інформацію можуть подаватись заявником особисто, поштою, факсом або електронною поштою.
2.5. З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію, ці запити оформлюються на бланках відповідно до затверджених розпорядженням голови обласної ради форм запитів на інформацію від фізичної, юридичної осіб та об'єднань громадян. Запитувачі мають право надавати запити, оформлені за довільною формою.
2.6. Усі запити на інформацію, що надходять на адресу обласної ради, приймаються централізовано спеціалістом І категорії загального відділу виконавчого апарату обласної ради, реєструються та терміново передаються помічнику голови обласної ради або особі, що його замінює.
2.7. Запити на інформацію реєструються в електронній базі обліку запитів на інформацію відповідно до часу їх надходження. Щотижня та щомісяця проводиться роздруківка відомостей щодо запитів на інформацію та їх збереження на паперових носіях в окремій папці.
2.8. Датою надходження запиту на інформацію до Житомирської обласної ради є дата реєстрації запиту в електронній базі обліку запитів на інформацію.
3. Розгляд запитів на інформацію та підготовка відповідей на них
3.1. Попередній розгляд запитів на інформацію проводить помічник голови ради або особа, яка його замінює, невідкладно з часу надходження такого запиту, готує проект резолюції голови ради із зазначенням терміну виконання та терміново подає його на розгляд голові ради.
3.2. Після визначення головою ради виконавця запиту на інформацію запит терміново передається виконавцю для його розгляду та підготовки необхідної відповіді.
3.3. Термін надання відповіді на інформаційний запит складає п’ять робочих днів.
3.4. У разі необхідності опрацювання великого обсягу інформації, термін підготовки відповіді на запит може бути продовжено до 20 робочих днів, про що у 5-денний термін з моменту надходження запиту повідомляється заявнику.
3.5. Підготовлена відповідь на інформаційний запит надається заявнику відповідно до вказаного ним способу: особисто, поштою, факсом, електронною поштою з відповідною реєстрацією в електронній базі обліку запитів на інформацію.
3.6. Датою надання відповіді на інформаційний запит є дата реєстрації цієї відповіді в електронній базі обліку запитів на інформацію.
4. Систематизація, аналіз та контроль за своєчасним наданням відповідей на запити на інформацію
4.1. Відділ аналітичної роботи і контролю виконавчого апарату обласної ради, помічник голови обласної ради проводять систематизацію, аналіз та контроль за своєчасним наданням відповідей на запити на інформацію, що надходять до обласної ради, та щомісячно оприлюднюють її на веб-сайті обласної ради.
4.2. Відділ аналітичної роботи і контролю виконавчого апарату обласної ради, помічник голови обласної ради завчасно попереджають виконавця відповіді на запит про термін надання такої відповіді.
